如何成功的制定出國參展計劃？

答：選定一位參展協調人
應該選定一位參展協調人負責整個項目的計劃、預算、展位管理等工作–這位協調人必須具備始終帶領整個參展團隊成功完成參展目標的權力及能力。

選定優秀的展位設計公司
應擬定一份簡短的服務供應商名單，從中選出最佳者外包展位設計工作。為此，必須詳細了解每家候選公司的情況，并咨詢這些公司的之前客戶，確保他們有能力按時在預算內完成任務。

制定可評估的目標
設定目標應該與參展效益評估相聯系。以收集銷售線索為例，其目標應該考慮潛在受眾規模、展位工作人員人數及總展覽開放時間等因素。

閱讀參展手冊!
務必從收到之日起就認真閱讀您的參展手冊，特別要注意其中的展位管理規章及反饋參展訂單表格的截至時間。逾期的參展訂單及最后時刻的更改可能需要支出額外費用。

確定展品
充分通知提醒您的產品經理，以確保展品的數量及質量。對于需要進行現場運作的設備，記得準備足夠的零配件及耗材，以備不時之需。

宣傳參展
應為參展撰寫專門的新聞發布稿并登錄展會目錄（切記按時送交相關登錄資料）。此外，還應向所有的目標客戶寄發觀展邀請函，并盡量設計一些激勵措施吸引更多觀眾參觀您的展位。為此，應特別關注展會官方網站上推薦的宣傳機會，從中選擇合適的項目積極參與。

留意標準展位套餐
許多展會主辦機構都提供“標準展位套餐”，以套餐式價格提供包括展位光地、結構模塊、布景、家具、燈光等綜合展位配套設施。此外，參展推廣套餐也是經常提供的服務項目，它能非常有效地幫助參展商進行預算和成本控制、從而節省大量的管理時間和投入。

協同利用其他媒體活動
為最大限度地運用推廣預算，應將您的展會推廣活動與其他媒體活動協同安排。例如，應在行業媒體廣告中顯著標明“歡迎光臨我們的XXX展位”，在直郵資料中夾寄參展邀請函、在定制通訊資料及您的網站上宣傳您的參展。

制定詳細預算
在項目實施前，應詳細預測各種可能的參展開支、做出詳細預算；在項目實施過程中，應密切關注各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發票。

選擇及培訓展位工作人員
應盡早選擇展位工作人員以確保其工作時間，同時應為他們安排充足的培訓時間。為此，應制定專門的排班時間表，并向所有成員充分傳達展品信息、各自職責及公司的參展目標。

設定高效的展位咨詢處理系統
在展會期間捕捉、識別觀眾信息的方式將決定展會后跟蹤銷售線索的速度與效率。因此，應該設計一份“展位觀眾咨詢表格”供展位工作人員快速記錄重要的觀眾信息（如感興趣的產品、采購決策權、預期采購時間等）。

制定關鍵任務時間表
參照參展商手冊，從展會開幕時間倒數制定一份關鍵任務時間表，其中須列明各項任務的負責人及完成截止時間，之后分發給所有參展項目相關人員。

清晰界定溝通環節
溝通不暢是展會項目實施出現問題的主要原因之一。為此，應該向相關供應商及展會主辦方明確誰是他們的聯系人，同時應在參展項目團隊內定期召開簡報會，以確保每位成員及時了解項目進展。

準備跟進銷售線索
展會期間搜集的銷售線索經正確處理后將具有極高的價值。為最大限度地實現銷售回報，務必盡快高效跟蹤銷售線索。為此，應該在展會前就制定好展會后的銷售跟進計劃，并給予足夠的人手和時間安排。展會期間所及的所有銷售線索必須在展會后1周、最多2周內跟進聯系。
參考資料：http://www.yado.sh.cn/ExhibitionPlan/ExhibitionPlan.aspx